Dans beaucoup d’associations, l’accueil d’un événement repose encore sur une liste imprimée et un stylo. Ça fonctionne… jusqu’au jour où cent personnes arrivent en même temps, où deux bénévoles cochent la même feuille, ou où il faut retrouver après coup qui était vraiment là. Un billet avec QR code règle ces trois problèmes, et il n’y a aucune raison de payer pour un événement gratuit.
Pourquoi un billet, même pour un événement gratuit ?
Un billet n’est pas qu’un justificatif de paiement. Pour une association, il sert surtout à :
- savoir qui vient : chaque billet est nominatif, vous connaissez le nombre exact de personnes attendues ;
- fluidifier l’entrée : un scan prend une seconde, bien moins que chercher un nom dans une liste alphabétique ;
- respecter une jauge : la salle des fêtes ou la salle municipale a souvent une capacité maximale ;
- faire le bilan : la liste des présents est prête pour le compte rendu, le rapport d’activité ou le dossier de subvention.
Ce qu’il faut vérifier avant de choisir un outil
Beaucoup de billetteries en ligne sont pensées pour vendre des places. Pour un événement associatif gratuit, regardez plutôt ces points :
- Le coût réel : pas de commission par billet, pas d’abonnement obligatoire, pas de carte bancaire à l’inscription.
- Votre liste actuelle : vos adhérents s’inscrivent peut-être déjà par Google Forms ou par un tableur. L’outil doit pouvoir partir de cette liste plutôt que de vous obliger à tout ressaisir.
- Le jour J : vos bénévoles doivent pouvoir scanner avec leur propre téléphone, sans compte à créer ni appli à installer.
- Le réseau : une salle des fêtes en sous-sol ou un gymnase capte souvent mal. Le scanner doit continuer à fonctionner hors ligne.
- Les données : vos listes ne doivent servir qu’à votre événement.
Créer vos billets QR gratuits en 4 étapes
Voici la méthode avec Holadoor, qui part de votre liste telle qu’elle est. Votre premier événement est gratuit et sans limite, puis la formule gratuite accueille jusqu’à 150 invités par événement (voir les tarifs).
1. Créez l’événement
Après avoir créé votre compte, indiquez le nom, la date, le lieu et, si besoin, la jauge. Choisissez aussi la langue dans laquelle vos invités recevront leur billet.
2. Importez la liste des inscrits
Déposez votre fichier Excel ou CSV, ou collez le lien de la feuille Google Sheets qui reçoit les réponses de votre formulaire. Holadoor reconnaît les colonnes (nom, e-mail, type de billet), vous montre un aperçu et écarte les personnes inscrites deux fois.
Vous pouvez distinguer plusieurs publics avec des types de billets : adhérent, invité, bénévole, intervenant… Chaque type a sa couleur, visible au moment du scan.
3. Envoyez les billets
Connectez une fois le Gmail (ou Google Workspace) de votre association, puis un clic : chaque personne reçoit un e-mail avec son QR code et son billet en PDF, envoyé depuis votre propre adresse. Si un invité répond, c’est à vous qu’il écrit. Gmail permet environ 450 envois par jour : pour une liste plus longue, Holadoor envoie par vagues et vous prévient à la fin. Pour les adhérents sans e-mail, envoyez le billet par WhatsApp ou imprimez des planches de 8 billets par page A4.
4. Scannez à l’entrée
Créez un lien d’accueil par bénévole et envoyez-le-lui par message. Il l’ouvre sur son téléphone, active la caméra, et c’est parti : vert, la personne entre ; jaune, son billet a déjà été scanné ; rouge, le billet n’est pas valable. Les oublis de billet se règlent par une recherche par nom.
Astuce : faites un essai la veille avec deux ou trois billets envoyés à vous-même. Vos bénévoles verront à quoi ressemble un scan réussi, et vous vérifierez que les e-mails arrivent bien.
Et si votre événement est payant ?
Holadoor ne gère pas l’encaissement et ne prend aucune commission. Si vous faites payer l’entrée, encaissez comme vous en avez l’habitude (sur place, par virement ou avec votre outil de paiement), puis importez la liste des participants dans Holadoor pour les billets et le contrôle à l’entrée.
Les bons réflexes pour les données de vos adhérents
Une liste d’inscrits contient des données personnelles. Quelques réflexes simples, dans l’esprit du RGPD :
- n’importez que les colonnes utiles à l’événement (inutile d’y mettre la date de naissance ou l’adresse si vous ne vous en servez pas) ;
- indiquez dans votre formulaire d’inscription à quoi serviront les informations ;
- ne gardez pas les listes plus longtemps que nécessaire.
En résumé
Pour un événement associatif, une billetterie gratuite avec QR code vous fait gagner du temps à l’entrée et vous donne une liste fiable des présents. L’essentiel est de partir de votre liste actuelle, de laisser vos bénévoles scanner avec leur téléphone et de prévoir le cas où le réseau coupe.
Créez votre compte gratuit et préparez votre prochain événement en quelques minutes, ou découvrez comment Holadoor accompagne les associations.
